Для обоснования расходов на ГСМ нужен путевой лист

Для обоснования расходов на ГСМ нужен путевой лист

Привезти материалы на стройплощадку, съездить на утвержде­ние проектной документации, проверить, как идут дела на стройке, выехать к заказчику - вот только некоторые примеры того, когда строительная организация или индивидуальный предприниматель используют в служебных целях свой авто­транспорт. Количество необходимого для поездок горючего в целях бухгалтерского и налогового учета фирме (предприни­мателю) нужно обосновать документально. И делают это с по­мощью путевых листов.
Форма путевого листа для организаций
Формы путевых листов при эксплуатации грузовых и легко­вых автомобилей утверждены постановлением Госкомстата Рос­сии от 28 ноября 1997 г. № 78. Однако не спешите их применять: эти формы обязательны для использования лишь автотранспорт­ными организациями. Для всех прочих организаций (в том числе для строительных) «обязательные» формы не разработаны, поэто­му вы можете сделать это сами. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/ 1/129.
При этом в форме вашего путевого листа обязательно долж­ны быть отражены такие реквизиты:
-  наименование документа;
-  дата его составления;
-  наименование организации, от имени которой составлен документ;
-  содержание хозяйственной операции;
-  измерители хозяйственной операции в натуральном и де­нежном выражении;
-  наименования должностей лиц, ответственных за совер­шение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
-  личные подписи указанных лиц.
Напомним, что все эти реквизиты обязательны для докумен­тов, которые не являются унифицированными.
Кроме того, в письме 03-03-04/1/129 чиновники разъясни­ли, что путевые листы можно составлять не ежедневно, а с той пе­риодичностью, которая позволяет обосновать расходы фирмы на ГСМ, к примеру, раз в месяц. Это очень удобно для тех организа­ций, которые используют автотранспорт нечасто.
Форма путевого листа для индивидуальных предпринимателей
Форма путевого листа для индивидуальных предпринимате­лей, которые используют автотранспорт для перевозки грузов (в том числе для производственных целей), утверждена приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68.
В отличие от строительных организаций предпринимателю придется составлять путевые листы ежедневно. Исключение со­ставляют лишь те случаи, когда водитель отправляется в рейс на несколько дней. Об этом сказано в пункте 5 Порядка ведения пу­тевых листов при осуществлении перевозочной деятельности ин­дивидуальными предпринимателями, утвержденного приказом Минтранса России от 30 июня 2000 г. № 68.